Polityka prywatności

Wersja robocza: dokument zawiera pola do uzupełnienia przed publikacją.

§1 Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych w związku z Wydarzeniem jest Organizator tego Wydarzenia (np. klub biznesowy). Nazwa, adres i adres e-mail Organizatora w sprawach danych osobowych są podawane przy rejestracji do Wydarzenia, przed wyrażeniem zgody.

Aplikację Lokalz, dostępną pod adresem lokalz.marketingworld.pl (dalej: Aplikacja), prowadzi [DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: pełna nazwa spółki dokładnie jak w KRS, adres siedziby, KRS, NIP, REGON] (dalej: Operator). Operator przetwarza dane Uczestników w imieniu Organizatora jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Operator jest odrębnym administratorem danych w zakresie: dzienników serwera i bezpieczeństwa Aplikacji, kont organizatorów, obsługi zgłoszeń treści i odwołań wynikających z aktu o usługach cyfrowych (DSA) oraz reklamacji dotyczących działania Aplikacji. Kontakt z Operatorem: [DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: adres e-mail w domenie Lokalz].

[DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: informacja, czy Operator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, a jeśli tak - jego dane kontaktowe.]

Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§2 Definicje

• Aplikacja - aplikacja internetowa Lokalz służąca do prowadzenia spotkań networkingowych: uczestnicy wydarzenia przeglądają profile innych uczestników, a Aplikacja w kolejnych rundach przydziela ich do stolików.
• Wydarzenie - spotkanie networkingowe prowadzone z użyciem Aplikacji.
• Organizator - podmiot prowadzący Wydarzenie (np. klub biznesowy), który zarządza nim w panelu administratora.
• Uczestnik - osoba fizyczna, która zalogowała się do Aplikacji i utworzyła profil.

§3 Zakres przetwarzanych danych

Aplikacja przetwarza wyłącznie:

• adres e-mail - służy do logowania jednorazowym kodem wysyłanym na ten adres; Aplikacja nie używa haseł;
• dane profilu: imię, nazwisko, nazwa firmy, branża, opis potrzeb biznesowych oraz - dobrowolnie - zdjęcie profilowe i numer telefonu;
• dane o udziale w Wydarzeniu: potwierdzenie obecności (check-in), status obecności, przydziały do stolików w kolejnych rundach, a przez to informację, z kim Uczestnik rozmawiał, oznaczenia „do poznania", rezerwacje rozmów i zaproszenia do rozmowy wysłane i otrzymane (z opcjonalną notką i odpowiedzią „Chętnie” / „Nie teraz”) oraz lista osób, z którymi Uczestnik wymienił się kontaktami kodem QR;
• prywatne notatki - wpisy, które Uczestnik sam dodaje o innych osobach z Wydarzenia (np. po rozmowie); widzi je wyłącznie autor - ani osoba, której dotyczą, ani Organizator; autor może je w każdej chwili edytować i usuwać, znikają też razem z jego profilem;
• propozycje rozmów od AI - w Wydarzeniach, w których włączono tę funkcję: pary Uczestników, których oferta i potrzeby do siebie pasują, z jednozdaniowym uzasadnieniem;
• nagranie głosu - tylko gdy Uczestnik sam użyje funkcji „Wypełnij głosem"; nagranie służy wyłącznie do wypełnienia formularza profilu i nie jest zapisywane w Aplikacji;
• dane powiadomień - gdy Uczestnik włączy powiadomienia: techniczny adres subskrypcji przeglądarki i klucze szyfrujące, potrzebne do wysłania powiadomienia o przydziale do stolika;
• dane techniczne zapisywane automatycznie w dziennikach serwera: adres IP, data i godzina żądania, adres podstrony oraz informacje o przeglądarce.

Profil Uczestnika (imię, nazwisko, firma, branża, potrzeby, zdjęcie) oraz informacja, czy Uczestnik jest obecny na sali, są widoczne dla innych zalogowanych Uczestników tego samego Wydarzenia oraz dla Organizatora. Adres e-mail i telefon widzi Organizator oraz - wyłącznie - Uczestnik, z którym nastąpiła wymiana kontaktów: dochodzi do niej, gdy jedna osoba zeskanuje osobisty kod QR drugiej i potwierdzi wymianę; pokazanie swojego kodu jest decyzją o udostępnieniu tych danych osobie, która go skanuje (i odwrotnie). Aplikacja nie jest przeznaczona dla dzieci.

§4 Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Udział w Wydarzeniu za pośrednictwem Aplikacji - logowanie, prowadzenie profilu, pokazanie profilu innym Uczestnikom, przydział do stolików i powiadamianie o nim - na podstawie zgody Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej przy tworzeniu profilu.
• Zaproszenia do rozmowy, powiadomienia o przyjściu na salę i wymiana kontaktów kodem QR - na podstawie zgody Uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej przy tworzeniu profilu, oraz samodzielnych działań Uczestnika (wysłanie zaproszenia, pokazanie lub zeskanowanie kodu). Gdy Uczestnik zrobi check-in, powiadomienie „jest już na sali” dostają osoby, które go zaprosiły, które on zaprosił (poza odrzuconymi zaproszeniami) i z którymi AI zaproponowało rozmowę.
• Propozycje rozmów od AI - na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażanej przy tworzeniu profilu - tylko u Uczestników, których zgoda obejmowała tę funkcję (przy rejestracji albo później, przyciskiem „Włącz propozycje AI”); zgodę można cofnąć przyciskiem „Wyłącz propozycje AI”, a propozycje z udziałem tej osoby są wtedy usuwane. Do modelu AI trafiają wyłącznie nazwa firmy, branża i opis potrzeb - bez imienia, nazwiska, adresu e-mail i telefonu. Propozycja jest podpowiedzią i nie wywołuje wobec Uczestnika skutków prawnych; Uczestnik sam decyduje, z kim rozmawia.
• Wypełnienie profilu głosem - na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej przez samodzielne uruchomienie tej funkcji.
• Powiadomienia o przydziale do stolika - na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażanej przez włączenie powiadomień w Aplikacji i w przeglądarce.
• Bezpieczeństwo i poprawne działanie Aplikacji, w tym ochrona logowania przed nadużyciami - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Rozpatrywanie zgłoszeń treści i odwołań - na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z aktu o usługach cyfrowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 16-17 DSA).
• Ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora lub Operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie da się zalogować, a bez imienia, nazwiska, firmy, branży i opisu potrzeb nie da się wziąć udziału w doborze rozmówców. Zdjęcie, wypełnianie głosem i powiadomienia są całkowicie opcjonalne.

Informacja o przydziale do stolika może być też pokazana na ekranie na sali (§6) - w tym samym celu, dla którego Uczestnik wyraził zgodę.

Przydział do stolików odbywa się automatycznie: Aplikacja najpierw sadza razem osoby, które zarezerwowały ze sobą rozmowę, a pozostałych rozmówców losuje spośród obecnych Uczestników, unikając powtórzenia par z wcześniejszych rund. Nie jest to profilowanie i nie wywołuje wobec Uczestnika skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa.

§5 Okres przechowywania danych

• Dane profilu i dane o udziale w Wydarzeniu - do czasu usunięcia ich przez Uczestnika albo cofnięcia zgody, jednak nie dłużej niż [DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: liczba dni od daty Wydarzenia, np. 90 - ta sama wartość musi być ustawiona w konfiguracji jako EVENT_DATA_RETENTION_DAYS] dni od daty Wydarzenia. Organizator może usunąć dane wcześniej.
• Jednorazowe kody logowania - przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, ważne 10 minut i usuwane automatycznie po 24 godzinach.
• Sesja logowania - plik cookie wygasa po 7 dniach albo po wylogowaniu.
• Dane powiadomień - do wyłączenia powiadomień, usunięcia profilu albo do chwili, gdy przeglądarka unieważni subskrypcję.
• Nagranie głosu - nie jest przechowywane przez Aplikację ani przez dostawców AI: Aplikacja korzysta wyłącznie z trybu bez przechowywania danych (Zero Data Retention), a nagranie i jego transkrypcja są odrzucane po zwróceniu wyniku.
• Dzienniki serwera - przez okres wynikający z konfiguracji dostawcy chmury, domyślnie 30 dni.

§6 Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane:

• osobom obecnym na sali Wydarzenia - jeżeli Organizator użyje ekranu na salę (projektora): w trakcie rundy imię, pierwsza litera nazwiska i numer stolika (np. „Anna K. - stolik 12”), żeby każdy mógł znaleźć swój stolik także bez telefonu; Organizator może wyłączyć tę listę, a ekran pokazuje wtedy tylko zajętość stolików i dane zbiorcze bez danych osobowych;
• innym Uczestnikom tego samego Wydarzenia - w zakresie opisanym w §3; Organizator jako administrator ma dostęp do danych Uczestników swojego Wydarzenia, w tym do adresów e-mail i eksportu listy uczestników;
• Operatorowi Aplikacji - jako podmiotowi przetwarzającemu na zlecenie Organizatora;
• Google Cloud Poland sp. z o.o. (z dalszym przetwarzaniem przez Google LLC) - hosting Aplikacji, baza danych, przechowywanie zdjęć i dzienniki serwera; dane są przechowywane w regionie europe-west1 (Belgia);
• Resend (Plus Five Five, Inc.) - wysyłka wiadomości e-mail z kodem logowania oraz wiadomości w sprawie zgłoszeń treści;
• OpenRouter, Inc. oraz wybrani przez niego dostawcy modeli działający bez przechowywania danych (np. Microsoft Azure) - przetworzenie nagrania głosu na tekst i rozpoznanie pól formularza, wyłącznie gdy Uczestnik użyje funkcji „Wypełnij głosem", oraz porównanie firm, branż i potrzeb Uczestników do propozycji rozmów (gdy w Wydarzeniu włączono tę funkcję);
• operatorom usług powiadomień przeglądarki (w zależności od przeglądarki: Google, Apple lub Mozilla) - wyłącznie gdy Uczestnik włączy powiadomienia; treść powiadomienia jest szyfrowana i operator nie ma do niej wglądu.

Operator oraz dalsze podmioty przetwarzające (wymienione wyżej) przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie w celu świadczenia usług Aplikacji.

§7 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część odbiorców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych następuje na podstawie:

• Resend (Plus Five Five, Inc.) oraz Google LLC - decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (oba podmioty są jego uczestnikami), a dodatkowo standardowych klauzul umownych zawartych w umowach powierzenia;
• OpenRouter, Inc. i dostawcy modeli, z których korzysta - standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zawartych w umowie powierzenia; dane nie są przez nich przechowywane (tryb Zero Data Retention);
• operatorzy usług powiadomień przeglądarki (Google, Apple, Mozilla) otrzymują wyłącznie zaszyfrowaną treść powiadomienia i techniczny adres subskrypcji, a funkcja jest włączana dobrowolnie przez Uczestnika [DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: potwierdzenie prawnika co do podstawy dla Apple i Mozilli, które nie uczestniczą w Data Privacy Framework].

Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres podany w §1.

§8 Prawa osób, których dane dotyczą

Każdemu Uczestnikowi przysługuje prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych - profil można w każdej chwili edytować w Aplikacji;
• usunięcia danych - przyciskiem „Usuń moje dane" na stronie edycji profilu, co trwale usuwa profil, zdjęcie, przydziały, oznaczenia, rezerwacje rozmów i subskrypcje powiadomień;
• ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Organizatora lub Operatora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Prawa można realizować u Organizatora Wydarzenia (kontakt podany przy rejestracji) albo u Operatora (§1), który przekaże żądanie Organizatorowi. Edycja, pobranie i usunięcie danych są też dostępne bezpośrednio w Aplikacji.

§9 Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Aplikacja zapisuje na urządzeniu Uczestnika pliki cookie niezbędne do działania: ln_session, który utrzymuje zalogowanie przez maksymalnie 7 dni, oraz - tylko po zeskanowaniu osobistego kodu innego Uczestnika przed zalogowaniem - ln_pending_contact z tym kodem, przechowywany do 24 godzin, żeby po zalogowaniu i rejestracji pokazać potwierdzenie wymiany kontaktów z tą osobą. Pliki są dostępne wyłącznie dla serwera Aplikacji i nie służą do śledzenia. Aplikacja zapisuje też w pamięci przeglądarki stronę wyświetlaną przy braku połączenia z internetem oraz informację o zamknięciu banera instalacji aplikacji. Aplikacja nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie prowadzi profilowania.

§10 Postanowienia końcowe

Operator może zmienić niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa lub sposobu działania Aplikacji. O zmianach Administrator poinformuje przez publikację nowej treści na tej podstronie.

Polityka obowiązuje od [DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ: data publikacji].

Wróć do aplikacji